Istilah Organisasi bersumber pada perkataan latin”organizare”, yang berarti to form as or into a whole consisting if interdependent or coordinated parts (membentuk sebagai atau menjadi keseluruhan dari bagian-bagian yang saling bergantung atau terkoordinasi).
Everett M. Rogers dan Rekha Agarwala Rogers dalam bukunya Communication in organization, menyebut paduan tadi sebagai system, secara lengkap didefiniskan: ”a stable system of individuals who work together to achieve, through a hierarchy of ranks and division of labour, common goals” (suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui suatu jenjang kepangkatan dan pembagian tugas).
Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi tersebut. Definisi komunikasi internal menurut Lawrence D. Brennan adalah pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau jawatan tersebut lengkap dengan struktur-struktur yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen).
Komunikasi internal dapat dibagi menjadi dua dimensi dan dua jenis:
a. Dimensi komunikasi internal
1. Komunikasi vertikal: komunikasi dari atas/pimpinan ke bawah/bawahan (downward communication) dan dari bawah/bawahan ke atas/atasan (upward communication), secara timbal balik (two way traffic communication).
Komunikasi menyangkut masalah hubungan manusia dengan manusia, maka suksesnya komunikasi akan ditentukan oleh frame of reference manusia yang terlibat dalam proses komunikasi tersebut.
2. Komunikasi horizontal: komunikasi secara mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf, karyawan sesama karyawan, dan sebagainya. Dimensi ini tidak berlangsung formal seperti pada komunikasi vertikal.
b. Jenis komunikasi internal
Meliputi berbagai cara yang dapat diklarifikasikan menjadi;
1. Komunikasi persona (personal communication)
– Komunikasi tatap muka(face to face communication)
– Komunikasi bermedia(mediated communication)
2. Komunikasi kelompok (group communication): komunikasi antara seseorang dengan sekelompok orang dalam situasi tatap muka.
– Komunikasi kelompok kecil (small group communication): komunikasi antara seorang manajer/administrator dengan sekelompok karyawan yang memungkinkan terdapatnya kesempatan bagi salah seorang untuk memberikan tanggapan secara verbal.
– Komunikasi kelompok besar (large group communication): kelompok komunikan yang karena jumlahnya banyak, dalam suatu situasi komunikasi hampir tidak terdapat kesempatan untuk memberikan tanggapan secara verbal.
Komunikasi eksternal ialah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi.
Komunikasi eksternal terdiri atas dua jalur secara timbal balik, yakni:
Komunikasi dari organisasi kepada khalayak: umumnya bersifat informal, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidak-tidaknya ada hubungan batin. Kegiatan ini sangat penting dalam usaha memecahkan suatu masalah jika terjadi tanpa diduga.
Komunikasi dari khalayak kepada organisasi: merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. Jika informasi yang disebarkan kepada khalayak itu menimbulkan efek yang sifatnya konroversial (menyebabkan adanya pro dan kontra di kalangan khalayak), maka ini disebut sebagai opini publik (public opinion). Opini publik ini seringkali merugikan organisasi, karenanya harus diusahakan agar segera diatasi dalam arti kata tidak menimbulkan permasalahan.
Efektivitas komunikasi bergantung pada strategi komunikasi yang digunakan. Sebagai suatu strategi komunikasi dalam perubahan sosial dan pembangunan, dibutuhkan langkah-langkah operasional dalam penerapannya. Langkah ini ditempuh dengan melibatkan berbagai pihak yang berkompeten dan berkepentingan (stakeholders) sehingga seluruh program bisa berjalan sesuai tujuannya.
Komunikasi efektif apabila komunikasi yang dilancarkan menimbulkan efek kognitif, afektif/konatif (behavioral) pada komunikan, sesuai dengan tujuan komunikator (Effendy, 1989, 113).
Para ahli sosiologi memandang kelompok terutama dalam hubungannya dengan ciri-ciri keorganisasian; kelompok adalah suatu system yang diorganisasikan dari dua orang atau lebih yang saling berhubungan sehingga system tersebut melakukan beberapa fungsi, mempunyai seperangkat standar hubungan, peranan antara anggotanya, dan mempunyai seperangkat norma yang mengatur fungsi kelompok dan masing-masing anggotanya.
Kelompok informal adalah pengelompokan orang-orang secara alamiah dalam suatu situasi kerja sebagai tanggapan terhadap kebutuhan sosial. Sebagai jenis khusus dari kelompok informal, kelompok kepentingan merupakan individu-individu yang mungkin tidak menjadi anggota dari kelompok komando atau kelompok tugas yang sama dapat berafiliasi untuk mencapai beberapa sasaran bersama.
RANAH KOMUNIKASI 